Een inschrijver die een beter idee heeft dan wat het bestek voorschrijft, wil dat graag aanbieden. Maar mag dat? Het antwoord hangt af van het onderscheid tussen varianten en opties — twee instrumenten die vaak door elkaar worden gehaald maar juridisch fundamenteel verschillen.
Varianten
Definitie
Een variant is een alternatieve oplossing die afwijkt van de basisoplossing in het bestek. De inschrijver stelt een andere technische aanpak, een ander materiaal of een ander concept voor dan wat de aanbesteder heeft gevraagd.
Wanneer zijn varianten toegelaten?
De basisregel is streng: varianten zijn alleen toegelaten als het bestek dit uitdrukkelijk vermeldt. De aanbesteder moet in de opdrachtdocumenten aangeven dat varianten zijn toegelaten en welke minimumvoorwaarden de varianten moeten respecteren.
Als het bestek niets zegt over varianten, zijn ze verboden. Een offerte die een variant indient terwijl het bestek dit niet toelaat, bevat een substantiële onregelmatigheid en wordt uitgesloten.
Terms and conditions
Wanneer de aanbesteder varianten toelaat, moet hij:
- De minimumvereisten vermelden waaraan de variant moet voldoen.
- De gunningscriteria specificeren die op de variant van toepassing zijn (dit mogen dezelfde zijn als voor de basisoplossing).
- Aangeven of een variant alleen samen met een basisofferte mag worden ingediend, of ook zelfstandig.
Vrije en verplichte varianten
Vrije variant. De aanbesteder staat varianten toe maar verplicht ze niet. De inschrijver mag naast zijn basisofferte een alternatief voorstellen.
Verplichte variant. De aanbesteder vraagt expliciet om een variant op een bepaald aspect. Alle inschrijvers moeten dan zowel een basisofferte als een variant indienen.
Opties
Definitie
Een optie is geen alternatief maar een aanvullend element dat de aanbesteder kan afnemen bovenop de basisopdracht. Het is een vooraf gedefinieerd bijkomend werk, levering of dienst waarvan de uitvoering afhangt van de beslissing van de aanbesteder.
Typische voorbeelden
- Een verlengingsoptie: de aanbesteder kan het contract met 12 maanden verlengen.
- Een uitbreidingsoptie: levering van 50 extra werkplekken bovenop de 200 in het basiscontract.
- Een onderhoudsoptie: optioneel onderhoudscontract na de garantieperiode.
Hoe werken opties in de evaluatie?
Als het bestek opties bevat, vermeldt de aanbesteder hoe deze worden meegenomen in de beoordeling. De gebruikelijke aanpak:
- De prijs van de optie wordt opgeteld bij de basisprijs voor de vergelijking.
- De technische beoordeling kan apart of geïntegreerd plaatsvinden.
- De aanbesteder is niet verplicht de optie af te nemen — maar als hij dat doet, gelden de voorwaarden uit het bestek.
Opties en ramingsregels
Opties moeten worden meegeteld bij de raming van de opdrachtwaarde. Als de basisopdracht €120.000 bedraagt en de optie €30.000, is de geraamde waarde €150.000. Dit is relevant voor de bepaling van de drempel en de toepasselijke procedure.
Verschil variant vs optie
| Aspect | Variant | Optie |
|---|---|---|
| Wat is het? | Alternatieve oplossing | Bijkomend element |
| Wie initieert? | De inschrijver | De aanbesteder |
| Verhouding tot basisofferte | Vervangt of wijkt af | Vult aan |
| Toelating nodig? | Ja, expliciet in bestek | Gedefinieerd in bestek |
| Effect op basisofferte | Kan zelfstandig of naast basis | Altijd gekoppeld aan basis |
Strategisch gebruik
Varianten als concurrentievoordeel
Als het bestek varianten toelaat, is dat een kans om je te onderscheiden. Een innovatieve variant die dezelfde resultaten behaalt tegen lagere kosten of met betere kwaliteit kan het verschil maken — op voorwaarde dat ze aan de minimumvereisten voldoet.
Opties slim beprijzen
Bij opties is de beprijzing strategisch. Als de optie waarschijnlijk wordt afgeroepen, beprijst je ze realistisch. Als de optie onwaarschijnlijk is, beprijst je ze competitief laag — de lage optieprijs verbetert je totaalscore bij de vergelijking.
Wees voorzichtig: als de optie wel wordt afgeroepen en je prijs te laag was, moet je nog steeds presteren tegen die prijs.