Je hebt de opdracht gewonnen, de prestaties geleverd en je factuur opgesteld — maar de aanbesteder weigert je PDF. Reden: je factuur is geen gestructureerde elektronische factuur. Voor veel KMO’s is dit het moment waarop e-facturatie van een abstract begrip een urgent probleem wordt.
Sinds november 2023 is e-facturatie verplicht voor vrijwel alle overheidsopdrachten in België boven 3.000 euro. In dit artikel leggen we uit wat een gestructureerde e-factuur precies is, wanneer de verplichting geldt, en hoe je als leverancier aan de overheid je facturatieproces aanpast.
Wat is een gestructureerde e-factuur?
Een gestructureerde elektronische factuur is geen PDF en geen scan van een papieren factuur. Het is een factuur in een machineleesbaar XML-formaat dat automatisch kan worden ingelezen door de boekhoud- en betalingssystemen van de ontvanger.
Het verplichte formaat in België is Peppol BIS Billing 3.0, gebaseerd op de Europese norm EN 16931. Dit formaat volgt het UBL-protocol (Universal Business Language) en bevat alle wettelijk vereiste gegevens in gestandaardiseerde velden: btw-nummer, bedragen, btw-tarieven, betalingsreferenties.
Het verschil met een PDF: een PDF is een beeld van een factuur dat door mensen kan worden gelezen maar niet automatisch door software kan worden verwerkt. Een UBL-factuur is het omgekeerde — machines lezen ze foutloos, maar je hebt software nodig om ze te bekijken.
Wanneer is e-facturatie verplicht?
De verplichting is gefaseerd ingevoerd via het KB van 9 maart 2022:
- Vanaf 1 november 2022: opdrachten met een waarde vanaf 215.000 euro.
- Vanaf 1 mei 2023: opdrachten met een waarde vanaf 30.000 euro.
- Vanaf 1 november 2023: opdrachten met een waarde vanaf 3.000 euro.
Opdrachten onder 3.000 euro zijn vrijgesteld. De drempels zijn exclusief btw en verwijzen naar de waarde van de opdracht, niet van de individuele factuur.
B2B e-facturatie vanaf 2026
Vanaf 1 januari 2026 wordt gestructureerde e-facturatie ook verplicht voor alle binnenlandse B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtigen, ongeacht het bedrag. Er geldt een overgangsperiode van drie maanden (januari tot maart 2026) zonder sancties. Dit valt buiten het strikte kader van overheidsopdrachten, maar raakt dezelfde ondernemingen en dezelfde systemen.
Het Peppol-netwerk
Peppol is het netwerk waarmee gestructureerde documenten (facturen, creditnota’s) worden uitgewisseld. Het werkt vergelijkbaar met het e-mailsysteem: je stuurt niet rechtstreeks naar de ontvanger, maar via een toegangspunt (Access Point) dat je factuur beveiligt, valideert en doorstuurt naar het toegangspunt van de ontvanger.
Om via Peppol te factureren heb je twee dingen nodig:
- Een Peppol-toegangspunt. Dit kan je boekhoudsoftware zijn (als die Peppol ondersteunt), een gespecialiseerde dienstverlener, of het gratis platform Let’s Peppol (voor KMO’s en zelfstandigen).
- Je Peppol-ID. Dit is doorgaans je ondernemingsnummer (KBO-nummer) waarmee je vindbaar bent op het netwerk.
BOSA treedt op als Peppol Authority voor België en houdt toezicht op de gecertificeerde toegangspunten.
Mercurius: het ontvangstplatform van de overheid
Mercurius is het centrale platform waarmee Belgische overheidsdiensten e-facturen ontvangen en verwerken. Het fungeert als de elektronische brievenbus van alle federale, regionale en lokale overheden.
Als leverancier stuur je je facturen niet rechtstreeks naar het e-mailadres van de aanbesteder, maar via Peppol naar Mercurius. Het platform routeert de factuur naar de juiste dienst en biedt je de mogelijkheid om de status van je factuur op te volgen.
Het Mercurius-portaal biedt ook een manuele optie: als je factureringssoftware Peppol niet ondersteunt, kun je via de webinterface van Mercurius handmatig facturen en creditnota’s aanmaken. Dit is een noodoplossing voor kleine leveranciers, maar niet geschikt voor structureel gebruik.
Onboarding voor KMO’s
Stap 1: Controleer je software
De meeste moderne boekhoudsoftwarepakketten ondersteunen Peppol inmiddels. Controleer bij je softwareleverancier of je pakket UBL-facturen kan genereren en via Peppol kan versturen. Grote namen als Exact, Billit, Yuki en Octopus bieden deze functionaliteit standaard.
Stap 2: Kies een toegangspunt
Als je software Peppol niet rechtstreeks ondersteunt, kies je een extern toegangspunt. Let’s Peppol is een gratis, open-source oplossing ondersteund door de vzw BARGE, specifiek gericht op KMO’s en zelfstandigen. Commerciële alternatieven bieden meer functionaliteiten (automatische matching, integratie met ERP).
Stap 3: Registreer je Peppol-ID
Je wordt geregistreerd op het Peppol-netwerk zodra je een toegangspunt hebt. Controleer op het Mercurius-portaal of je organisatie correct geregistreerd staat als ontvanger en verzender.
Stap 4: Test met een overheidsdienst
Stuur een testfactuur naar een overheidsdienst waar je al een contract mee hebt. Controleer via Mercurius of de factuur correct is ontvangen en verwerkt.
Common mistakes
Verkeerde referentie op de factuur. Het bestek schrijft doorgaans voor welke referentie op de factuur moet staan (bestelbonnummer, opdrachtnummer). Een factuur zonder correcte referentie wordt niet automatisch gematcht en vertraagt de betaling.
Te laat beginnen. De onboarding op Peppol kost tijd: softwarecheck, toegangspunt kiezen, registratie, tests. Begin hier niet mee op het moment dat je je eerste factuur moet versturen.
Creditnota’s vergeten. Ook creditnota’s moeten als gestructureerde e-factuur via Peppol worden verstuurd. Een creditnota per PDF terwijl de factuur via Peppol ging, leidt tot verwerkingsproblemen bij de ontvanger.