Niet elke overheidsopdracht kan worden gegund op basis van een bestek dat alles vooraf vastlegt. Bij complexe behoeften, innovatieve oplossingen of situaties waar de markt beter weet wat mogelijk is dan de aanbesteder, komen de bijzondere procedures in beeld. Deze procedures delen één kenmerk: er is ruimte voor interactie tussen aanbesteder en inschrijver vóór de definitieve offerte.
In dit artikel bespreken we de drie bijzondere procedures: de mededingingsprocedure met onderhandeling, de concurrentiegerichte dialoog en het innovatiepartnerschap.
Mededingingsprocedure met onderhandeling
Dit is de meest gebruikte bijzondere procedure. De aanbesteder selecteert kandidaten, vraagt een eerste offerte, en voert vervolgens onderhandelingsrondes om de offertes te verbeteren — op technisch, kwalitatief of financieel vlak.
Wanneer toegestaan?
De aanbesteder mag deze procedure enkel gebruiken als aan minstens één van de volgende voorwaarden is voldaan (artikel 38 wet van 17 juni 2016):
- De behoeften kunnen niet worden vervuld zonder aanpassing van direct beschikbare oplossingen.
- De opdracht omvat ontwerp of innovatieve oplossingen.
- De opdracht kan niet worden gegund zonder voorafgaande onderhandelingen wegens de aard, complexiteit, juridische of financiële constructie, of de daaraan verbonden risico’s.
- De technische specificaties kunnen niet voldoende nauwkeurig worden vastgesteld.
- Een eerdere openbare of niet-openbare procedure heeft enkel onregelmatige of onaanvaardbare offertes opgeleverd.
Het verloop
Fase 1: Selectie. De aanbesteder publiceert een aankondiging en selecteert kandidaten op basis van selectiecriteria. Het minimumaantal geselecteerden is drie (tenzij onvoldoende geschikte kandidaten).
Fase 2: Eerste offerte. Geselecteerde kandidaten ontvangen het bestek en dienen een eerste offerte in. Deze offerte vormt de basis voor de onderhandelingen.
Fase 3: Onderhandelingen. De aanbesteder voert onderhandelingsrondes met de inschrijvers. Het bestek bepaalt de minimumvereisten en de gunningscriteria — daarover wordt niet onderhandeld. Over de rest (technische aanpak, planning, prijs, voorwaarden) kan worden gesproken.
Fase 4: Definitieve offerte (BAFO). Na de onderhandelingen vraagt de aanbesteder een Best and Final Offer (BAFO) op. Die wordt beoordeeld op basis van de gunningscriteria.
Spelregels
- De aanbesteder mag vertrouwelijke informatie van de ene inschrijver niet delen met de andere.
- De aanbesteder mag de minimumvereisten en gunningscriteria niet wijzigen tijdens de onderhandelingen.
- De aanbesteder mag het aantal inschrijvers geleidelijk verminderen (trechtering), mits het bestek dat voorziet en de criteria daarvoor vooraf zijn bepaald.
- Alle resterende inschrijvers worden gelijktijdig uitgenodigd voor elke fase.
Competitive dialogue
De concurrentiegerichte dialoog gaat een stap verder. Hier weet de aanbesteder niet precies welke oplossing hij nodig heeft en gaat hij met de deelnemers in gesprek om gezamenlijk oplossingen te ontwikkelen.
Wanneer toegestaan?
Dezelfde voorwaarden als bij de mededingingsprocedure met onderhandeling, maar de dialoog is bijzonder geschikt voor complexe opdrachten waar de aanbesteder niet in staat is technische specificaties of contractvoorwaarden vast te stellen.
Typische toepassingen: grote ICT-transformaties, publiek-private samenwerkingen, complexe infrastructuurprojecten, energieprestatie-contracten.
Het verloop
Fase 1: Selectie. Identiek aan de mededingingsprocedure.
Fase 2: Dialoogrondes. De aanbesteder bespreekt alle aspecten van de opdracht met de geselecteerde deelnemers: technische oplossingen, juridische structuur, financieringsmodel, risicoallocatie. Er kunnen meerdere dialoogrondes plaatsvinden.
Fase 3: Sluiting van de dialoog. Wanneer de aanbesteder een of meer oplossingen heeft geïdentificeerd die aan zijn behoeften voldoen, sluit hij de dialoog en nodigt hij de resterende deelnemers uit om een definitieve offerte in te dienen.
Fase 4: Beoordeling. De offertes worden beoordeeld op basis van de gunningscriteria die in de aankondiging of het beschrijvende document zijn vermeld.
Verschil met onderhandeling
Bij de mededingingsprocedure met onderhandeling heeft de aanbesteder al een bestek met concrete eisen — de onderhandeling verfijnt de offertes. Bij de dialoog is het startpunt een behoeftebeschrijving en werken de deelnemers mee aan het ontwerp van de oplossing.
Innovation Partnership
Het innovatiepartnerschap is de nieuwste en minst gebruikte procedure. Het combineert een R&D-fase met de aankoop van het resultaat.
Wanneer toegestaan?
Als de aanbesteder een innovatieve oplossing nodig heeft die niet op de markt beschikbaar is. Het gaat niet om een kleine aanpassing van een bestaand product, maar om echte innovatie — een nieuw product, een nieuwe dienst of een nieuw proces.
Het verloop
Fase 1: Selectie. Selectie op basis van onderzoeks- en ontwikkelcapaciteit, niet alleen uitvoeringservaring.
Fase 2: Onderhandelingen. Onderhandelingen over de R&D-aanpak, fasering, intellectueel eigendom en voorwaarden voor de latere aankoop.
Fase 3: Partnerschap. De geselecteerde partner(s) ontwikkelen de innovatie in fasen. Na elke fase kan de aanbesteder het partnerschap beëindigen als de resultaten onvoldoende zijn.
Fase 4: Aankoop. Als de innovatie succesvol is, koopt de aanbesteder het resultaat aan zonder nieuwe procedure — mits de opdracht binnen de vooraf vastgelegde maximumwaarde blijft.
Intellectueel eigendom
Een cruciaal punt: het partnerschap moet de IP-rechten helder regelen. Wie is eigenaar van het resultaat? Mag de partner het aan andere klanten aanbieden? Heeft de aanbesteder exclusiviteit? Deze vragen moeten bij het sluiten van het partnerschap worden beantwoord.
Strategische tips voor inschrijvers
Investeer in de voorbereiding. Bij deze procedures is de offerte-inspanning groter dan bij een openbare procedure. Dialoogrondes en onderhandelingen vergen managementtijd, presentaties en iteraties. Weeg die investering af in je bid/no-bid beslissing.
Luister meer dan je praat. De dialoog- en onderhandelingsrondes zijn ook een bron van informatie. Begrijp wat de aanbesteder echt nodig heeft — dat zit soms niet in het bestek maar in de vragen die hij stelt.
Bereid je voor op iteraties. De eerste offerte is zelden de definitieve. Plan interne capaciteit voor twee of drie opeenvolgende offerteversies.
Begrijp de spelregels. Lees het bestek aandachtig op het punt van trechtering: mag de aanbesteder het aantal deelnemers verminderen? Zo ja, op welke criteria? Dit beïnvloedt je strategie per ronde.