De tijd dat overheidsopdrachten standaard naar de goedkoopste inschrijver gingen, is voorbij. De Europese richtlijnen en de Belgische wet maken de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) — internationaal bekend als MEAT (Most Economically Advantageous Tender) — tot de standaardmethode. Prijs blijft belangrijk, maar kwaliteit, duurzaamheid en totale kosten over de levensduur wegen steeds zwaarder.
De drie gunningsmethoden
De wet van 17 juni 2016 kent drie varianten van de economisch meest voordelige inschrijving:
Beste prijs-kwaliteitsverhouding (BPQR). De offerte wordt beoordeeld op een combinatie van prijs en kwalitatieve criteria. De aanbesteder bepaalt het relatieve gewicht van elk criterium. Dit is de echte MEAT-gunning.
Laagste prijs. Alleen de prijs telt. Dit mag, maar de aanbesteder moet het kunnen rechtvaardigen — de richtlijn gaat uit van BPQR als default.
Laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit. De aanbesteder beoordeelt de totale kosten, inclusief levenscycluskosten. De prijs wordt vervangen door een bredere kostenanalyse.
Levenscycluskosten (LCC)
Het concept
Levenscycluskosten omvatten alle kosten die verbonden zijn aan een product, dienst of werk gedurende de volledige levensduur — van aanschaf tot verwijdering.
De wet (artikel 81) splitst LCC op in:
- Aanschafkosten. De aankoopprijs of het factuurbedrag.
- Gebruikskosten. Energieverbruik, water, onderhoud, reparaties.
- Einde-levensduurkosten. Ontmanteling, recyclage, verwijdering.
- Externe kosten. Milieukosten zoals CO₂-uitstoot, op voorwaarde dat ze monetair gewaardeerd kunnen worden en de berekeningsmethode objectief en niet-discriminerend is.
Toepassing
LCC wordt vooral ingezet bij:
- Gebouwen en infrastructuur. De energiekosten over 30 jaar overtreffen de bouwkosten ruimschoots.
- Voertuigen. Brandstofverbruik, onderhoud en restwaarde bepalen de totale eigendomskosten.
- IT-apparatuur. Energieverbruik, softwarelicenties en vervangingscycli wegen mee.
- Verlichtingssystemen. LED versus conventionele verlichting — hogere aanschaf, lagere exploitatiekosten.
De Europese Commissie heeft voor meerdere productgroepen LCC-tools ontwikkeld die aanbesteders kunnen gebruiken als rekenmodel.
Kwaliteitscriteria bij MEAT
Typische criteria
Naast prijs of LCC hanteert de aanbesteder kwalitatieve gunningscriteria. De meest voorkomende:
- Technische kwaliteit. Kwaliteit van de voorgestelde oplossing, materialen of methodologie.
- Projectplan en planning. Haalbaarheid van de planning, risicobeheer, mijlpalen.
- Ervaring van het team. Kwalificaties en beschikbaarheid van sleutelpersoneel.
- Duurzaamheid. CO₂-reductie, circulaire aanpak, sociale meerwaarde.
- Dienstverlening. Reactietijd, beschikbaarheid, garantievoorwaarden.
- Innovatie. Mate waarin de offerte innovatieve oplossingen voorstelt.
Weging
De aanbesteder moet het relatieve gewicht van elk criterium in het bestek vermelden — als percentage, als bandbreedte, of in afnemende volgorde van belangrijkheid. Een bestek dat de weging niet vermeldt, schendt het transparantiebeginsel.
Veelvoorkomende wegingsmodellen:
- Prijs 40% / Kwaliteit 60% — de klassieke verdeling voor opdrachten waar kwaliteit domineert.
- Prijs 60% / Kwaliteit 40% — meer prijsgericht, maar met ruimte voor kwaliteitsonderscheid.
- Prijs 30% / Technische kwaliteit 30% / Duurzaamheid 20% / Planning 20% — meervoudige criteria.
Scoremethoden
Relatieve beoordeling
Bij relatieve beoordeling wordt de prijs van elke inschrijver afgezet tegen de laagste prijs. De goedkoopste offerte krijgt het maximale aantal punten; duurdere offertes krijgen minder punten naar rato van het prijsverschil.
Gangbare formule: Score = (laagste prijs / aangeboden prijs) × maximaal aantal punten.
Absolute beoordeling
Bij absolute beoordeling op kwaliteit worden offertes beoordeeld ten opzichte van een vooraf gedefinieerde verwachting — niet ten opzichte van elkaar. Een offerte die aan alle verwachtingen voldoet krijgt het maximum, ongeacht wat anderen bieden.
Regelmatige prijs
Sommige aanbesteders gebruiken een regelmatige prijs-methode: de score is niet lineair maar kent een optimum rond de mediaan of de raming. Zowel te dure als te goedkope offertes verliezen punten. Dit ontmoedigt strategisch laag inschrijven.
Winnende strategie bij MEAT
Lees de scoremethodiek. Het bestek beschrijft hoe punten worden toegekend. Bestudeer de formule voor prijs en de beoordelingsmatrix voor kwaliteit vóór je begint te schrijven.
Optimaliseer op de zwaarst wegende criteria. Als kwaliteit 60% weegt, investeer dan in een uitstekende technische nota — zelfs als dit de prijs licht verhoogt.
Wees concreet in de kwaliteitsnota. Evaluatiecommissies waarderen meetbare engagementen boven vage beloften. Vermeld concrete cijfers, namen van teamleden, certificaten en voorbeeldprojecten.
Bereken de trade-off. Bepaal hoeveel extra kwaliteitspunten je nodig hebt om een prijsverschil van X euro goed te maken — of omgekeerd, hoeveel goedkoper je moet zijn om een kwaliteitsachterstand in te halen.