Een inschrijving op een overheidsopdracht is altijd een race tegen de klok. De termijnen zijn wettelijk vastgelegd, de indieningsdeadline is absoluut, en het bestek roept onvermijdelijk vragen op. Het verschil tussen een sterke en een zwakke inschrijving zit vaak in hoe goed je dit proces beheerst: wanneer je vragen stelt, hoe je wijzigingen opvolgt, en hoe je je interne planning daarop afstemt.
De indieningstermijn
De minimumtermijnen voor het indienen van offertes hangen af van de procedure en de publicatiewijze. De belangrijkste termijnen staan in de wet van 17 juni 2016 en het KB Plaatsing van 18 april 2017.
Boven de Europese drempel
| Procedure | Standaard | Verkort (bij urgentie) |
|---|---|---|
| Public Procedure | 35 dagen | 15 dagen |
| Niet-openbare procedure (selectie) | 30 dagen | 15 dagen |
| Niet-openbare procedure (offerte) | 30 dagen | 10 dagen |
| Mededingingsprocedure met onderhandeling | 30 dagen | 10 dagen |
De standaardtermijnen kunnen met vijf dagen worden ingekort als de opdrachtdocumenten elektronisch beschikbaar zijn én de aankondiging elektronisch is verzonden.
Verkorte termijnen bij urgentie vereisen een gemotiveerde beslissing van de aanbesteder. In de praktijk worden ze vooral gebruikt bij aanbestedingen waar snel moet worden gehandeld — bijvoorbeeld bij calamiteiten of het aflopen van een lopend contract.
Onder de Europese drempel
De termijnen onder de Europese drempel zijn korter. De algemene minimumtermijn voor nationale opdrachten is 22 dagen bij een openbare procedure. Bij vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking gelden nog kortere termijnen, afhankelijk van de waarde van de opdracht.
Bij opdrachten onder 143.000 euro (of 221.000 euro voor andere overheden) die via de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking worden geplaatst, bepaalt de aanbesteder zelf een redelijke termijn.
Wanneer begint de termijn te lopen?
De termijn begint op de dag na de verzending van de aankondiging (niet de publicatie). Bij Europese publicaties is dit de dag na verzending aan het Bureau voor publicaties van de EU. Bij nationale publicaties via e-Notification is het de dag na verzending van de aankondiging.
Vragen stellen: het forum
Elk bestek roept vragen op — onduidelijke specificaties, tegenstrijdige eisen, ontbrekende bijlagen. Het forum op e-Procurement is het officiële kanaal om vragen te stellen aan de aanbesteder. De aanbesteder publiceert de antwoorden als nota’s van inlichtingen die voor alle inschrijvers zichtbaar zijn.
Hoe stel je een goede vraag?
Wees specifiek. Verwijs naar het exacte artikel, de pagina of bijlage waar de onduidelijkheid zit. Hoe preciezer je vraag, hoe bruikbaarder het antwoord.
Stel je vraag tijdig. De meeste bestekken vermelden een uiterste datum voor het stellen van vragen — doorgaans een week tot tien dagen vóór de indieningstermijn. Vragen na die datum hoeft de aanbesteder niet te beantwoorden.
Verraad niet te veel. Je vragen zijn zichtbaar voor alle mededingers (de identiteit van de vraagsteller is doorgaans niet zichtbaar, maar de inhoud van de vraag wel). Stel geen vragen die je strategie of innovatieve aanpak onthullen. Beperk je tot objectieve onduidelijkheden in het bestek.
Documenteer je vragen. Bewaar een intern logboek van welke vragen je hebt gesteld, wanneer, en welk antwoord je hebt ontvangen. Dit is waardevol bij betwistingen.
De nota van inlichtingen
De antwoorden van de aanbesteder verschijnen als nota van inlichtingen op het e-Procurement forum. Deze nota’s kunnen de bestekvoorwaarden verduidelijken, maar ook wijzigen. Een nota van inlichtingen die de specificaties materieel wijzigt, heeft juridisch dezelfde waarde als het bestek zelf.
Belangrijk: controleer het forum actief en regelmatig. De aanbesteder is niet verplicht om je per e-mail te waarschuwen als er een nieuwe nota verschijnt (hoewel veel dat wel doen via e-Notification alerts). Gemiste nota’s zijn geen excuus voor non-compliance.
Rectificatieberichten en wijzigingen
Als de aanbesteder het bestek zelf wijzigt — niet als verduidelijking maar als substantiële aanpassing — publiceert hij een rectificatiebericht (ook wel erratum of corrigendum). Dit kan gaan om gewijzigde specificaties, aangepaste selectiecriteria, gecorrigeerde bijlagen of nieuwe documenten.
Gevolg voor de termijn
Bij een rectificatiebericht dat de inhoud van de opdracht materieel wijzigt, is de aanbesteder verplicht om de indieningstermijn te verlengen. De verlenging moet voldoende zijn om inschrijvers de kans te geven hun offerte aan te passen.
Er is geen vaste minimumverlenging — de wet spreekt van een “passende verlenging” in functie van het belang van de wijziging. In de praktijk varieert dit van enkele dagen tot enkele weken.
Let op: niet elke nota van inlichtingen leidt tot een termijnverlenging. Enkel wanneer de wijziging zo substantieel is dat inschrijvers hun offerte moeten heroverwegen, is verlenging vereist.
Interne planning: de ‘time-to-submit’ checklist
Ervaren bid managers werken terug vanuit de deadline. Hier is een praktisch schema voor een openbare procedure met een termijn van 35 dagen.
Dag 1-3: Analyse en bid/no-bid. Lees het bestek grondig. Inventariseer de knock-out criteria (selectie-eisen, erkenning, certificaten). Neem een bid/no-bid beslissing.
Dag 3-10: Vragen formuleren. Identificeer onduidelijkheden en tegenstrijdigheden. Formuleer gerichte vragen voor het forum. Houd rekening met de uiterste vraagdatum.
Dag 10-25: Offerte schrijven. Werk de technische en inhoudelijke offerte uit. Verzamel bewijsstukken, referenties, certificaten. Maak de prijsberekening.
Dag 25-30: Review. Interne review door een tweede lezer (red team). Controleer de compliance matrix: is elk vereist document aanwezig? Zijn alle vragen beantwoord?
Dag 30-33: Verwerking nota’s van inlichtingen. Controleer alle gepubliceerde nota’s en verwerk eventuele wijzigingen in je offerte.
Dag 33-35: Finalisatie en indienen. Upload je offerte op e-Tendering. Dien ruim vóór de deadline in — technische problemen op het laatste moment zijn reëel.
Common mistakes
Nota’s van inlichtingen missen. Als de aanbesteder een specificatie wijzigt via een nota en jij dient een offerte in op basis van de oorspronkelijke specificatie, is je offerte potentieel non-compliant.
Anonimiteit overschatten. Hoewel de identiteit van de vraagsteller niet altijd zichtbaar is, kan de inhoud van je vraag je aanpak verraden. Wees strategisch in wat je vraagt.
Geen interne change control. Bij complexe bestekken met meerdere nota’s van inlichtingen is het essentieel om een register bij te houden van alle wijzigingen en hun impact op je offerte. Zonder change control kun je tegenstrijdigheden in je eigen offerte missen.