Wie in België wil meedingen naar overheidsopdrachten, komt onvermijdelijk in aanraking met het e-Procurement platform. Dit is de centrale digitale omgeving — beheerd door de FOD Beleid en Ondersteuning (BOSA) — waar overheden hun opdrachten publiceren, bedrijven hun offertes indienen, en het volledige aanbestedingsproces digitaal verloopt. Het platform is gratis, zowel voor overheden als voor ondernemingen.
In dit artikel leggen we uit welke modules het platform bevat, hoe je je registreert, en hoe je het maximale uit de zoekfuncties haalt.
De modules van e-Procurement
Het platform bestaat uit meerdere modules, elk met een specifieke rol in het aanbestedingsproces.
e-Notification
e-Notification is het officiële publicatieplatform voor overheidsopdrachten in België. Sinds 1 januari 2011 worden alle bekendmakingen — zowel Belgische als Europese — hier gepubliceerd. Sinds 1 december 2017 zijn alle nieuwe opdrachten boven 30.000 euro (excl. btw) uitsluitend via dit platform beschikbaar.
Wat je als ondernemer via e-Notification kunt doen:
- Alle gepubliceerde aanbestedingen doorzoeken in het Bulletin der Aanbestedingen.
- Zoekprofielen aanmaken op basis van CPV-codes, regio’s, type opdracht of andere criteria.
- Dagelijkse e-mailnotificaties ontvangen met opdrachten die aan je zoekprofiel voldoen.
- De volledige aankondiging, het bestek en alle bijbehorende documenten raadplegen.
e-Tendering
e-Tendering is de module waarmee je als ondernemer je offerte elektronisch indient. Sinds 2017 is elektronische indiening via e-Tendering (of een gelijkwaardig platform) de standaard voor opdrachten boven 30.000 euro.
De kernfuncties:
- Offertes digitaal indienen met bijlagen, tot aan de uiterste indieningstermijn.
- De openingssessie volgen (voor openbare procedures).
- Berichten en vragen uitwisselen met de aanbestedende overheid via het platform.
Belangrijk: e-Tendering garandeert dat offertes versleuteld worden opgeslagen tot het moment van opening. Geen enkele partij — ook de aanbestedende overheid niet — kan je offerte voortijdig openen.
Free Market
De Free Market is een specifieke module voor opdrachten die onder de publicatiedrempel vallen — doorgaans de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. In plaats van een publieke aankondiging nodigt de aanbestedende overheid rechtstreeks ondernemingen uit via het platform.
Als ondernemer kun je je zichtbaarheid in de Free Market vergroten door een visitekaart aan te maken in je account. Aanbestedende overheden kunnen die visitekaarten doorzoeken wanneer ze bedrijven willen uitnodigen voor een opdracht onder de publicatiedrempel. Een volledig ingevulde visitekaart — met de juiste CPV-codes en activiteitsbeschrijving — vergroot de kans dat je wordt uitgenodigd.
e-Catalogue
e-Catalogue is de module voor het beheer van catalogi en bestellingen in het kader van raamcontracten. Als je als leverancier een raamcontract hebt gewonnen, gebruik je e-Catalogue om je productcatalogus te uploaden en bestellingen te beheren.
Deze module is vooral relevant voor leveranciers die al over een raamcontract beschikken. Voor het zoeken naar en inschrijven op nieuwe opdrachten zijn e-Notification en e-Tendering je primaire tools.
Je account aanmaken
Registreren op het e-Procurement platform kost slechts enkele minuten. Het proces verloopt in drie stappen:
Stap 1 — Persoonlijk account. Maak een persoonlijk account aan op publicprocurement.be. Je e-mailadres wordt automatisch je gebruikersnaam.
Stap 2 — Onderneming toevoegen. Koppel je onderneming aan je persoonlijk account. Je kunt meerdere ondernemingen aan één account koppelen — handig als je voor verschillende entiteiten werkt.
Stap 3 — Visitekaart invullen. Vul je bedrijfsgegevens, activiteiten en CPV-codes in. Deze visitekaart is zichtbaar voor aanbestedende overheden en bepaalt je vindbaarheid in de Free Market.
Eén registratie geeft je toegang tot alle modules: e-Notification, e-Tendering, e-Catalogue en Free Market. Je hoeft je niet apart aan te melden voor elke toepassing.
Zoekprofielen: dagelijks op de hoogte
De zoekprofielen in e-Notification zijn een van de krachtigste functies van het platform. Na aanmelding kun je een of meerdere profielen aanmaken op basis van:
- CPV-codes — de Europese classificatie van producten, diensten en werken.
- Regio — federaal, Vlaanderen, Wallonië, Brussel, of specifieke provincies en gemeenten.
- Type procedure — openbaar, niet-openbaar, onderhandeling, etc.
- Drempelbedrag — filteren op geraamde waarde.
Als je de messaging activeert, stuurt e-Notification je dagelijks een e-mail met alle nieuwe publicaties die aan je criteria voldoen. Zo mis je geen relevante opdracht.
Beperkingen: de zoekprofielen van e-Notification zijn relatief basaal vergeleken met gespecialiseerde monitoring-tools. Je kunt filteren op CPV-codes en regio, maar niet op specifieke trefwoorden in bestekteksten, niet op historische data, en niet op analyses van aanbestedende overheden. Voor wie structureel wil meedingen aan overheidsopdrachten, is een tool als TenderWolf een waardevolle aanvulling — je zoekt dieper, analyseert breder, en wordt sneller gewaarschuwd.
Ondersteunende tools
Naast de vier kernmodules biedt het e-Procurement ecosysteem enkele bijkomende tools:
Telemarc. Een gratis webinterface waarmee aanbestedende overheden toegang krijgen tot authentieke bronnen: de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO), de RSZ-databank, btw-gegevens en de databank van erkenningen voor aannemers. Via Telemarc kan een aanbesteder zelf bepaalde attesten opvragen, zodat de inschrijver ze niet hoeft mee te sturen.
eCertis. Een Europese databank die per lidstaat oplijst welke attesten en certificaten bij aanbestedingen worden gevraagd. Handig als je inschrijft op opdrachten in andere EU-landen en wilt weten welke lokale documenten vereist zijn.
UEA/ESPD. Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument — het gestandaardiseerde eigen-verklaringsformulier voor opdrachten boven de Europese drempels. Het e-Procurement platform biedt een geïntegreerde tool om het UEA digitaal in te vullen en in te dienen.
Practical tips
Bewaar je UEA in XML. Je kunt het UEA hergebruiken bij volgende inschrijvingen. Het XML-formaat maakt dit eenvoudig.
Gebruik de helpdesk. Bij technische problemen met het platform kun je terecht bij de federale e-Procurement helpdesk, bereikbaar op werkdagen van 8:30 tot 12:00 en van 13:15 tot 16:30 via [email protected] of 02 740 80 00.