Le choix entre une procédure ouverte et une procédure restreinte est la décision procédurale la plus fondamentale en droit des marchés publics. Les deux sont des procédures standard — toujours disponibles, sans justification particulière. Pourtant, ce choix a des conséquences concrètes sur la manière dont vous organisez votre offre, quels documents vous déposez à quel moment, et combien de temps vous avez.
La procédure ouverte
Dans la procédure ouverte, tout opérateur économique intéressé peut soumettre une offre. Il n’y a pas de phase de sélection préalable : la sélection et l’attribution se font en une seule étape. Le pouvoir adjudicateur publie l’avis, tous les intéressés déposent leur offre avec les justificatifs requis, et le pouvoir adjudicateur évalue à la fois l’aptitude et la qualité de l’offre.
Caractéristiques
La procédure ouverte est la procédure la plus utilisée en Belgique, en particulier pour les marchés en dessous des seuils européens. Elle est transparente, relativement rapide et administrativement plus simple que la procédure restreinte.
Avantages pour le pouvoir adjudicateur : concurrence maximale, une seule étape procédurale, pas de risque d’un champ de candidats trop restreint.
Avantages pour le soumissionnaire : vous n’avez pas besoin de passer une phase de sélection pour être autorisé à soumettre une offre. Toute partie disposant des qualifications requises peut concourir.
Inconvénients : pour les marchés complexes, le nombre d’offres peut être élevé, ce qui augmente la charge d’évaluation pour le pouvoir adjudicateur. En tant que soumissionnaire, vous investissez immédiatement dans une offre complète, sans certitude d’être sélectionné.
Délais minimaux
Le délai minimal pour le dépôt des offres diffère selon que le marché se situe au-dessus ou en dessous du seuil européen.
Au-dessus du seuil européen : au moins 35 jours à compter de la date d’envoi de l’avis. En cas de publication et de mise à disposition électroniques des documents de marché, ce délai peut être réduit à 30 jours. En cas d’urgence (motivée), un délai réduit de 15 jours peut être utilisé.
En dessous du seuil européen (droit belge) : le délai minimal est de 22 jours pour la publicité nationale. Pour la procédure négociée simplifiée, des délais encore plus courts s’appliquent.
La procédure restreinte
La procédure restreinte se déroule en deux phases. Dans la première phase (sélection), les candidats déposent une demande de participation. Le pouvoir adjudicateur sélectionne les candidats qui répondent aux critères de sélection. Dans la deuxième phase (attribution), seuls les candidats sélectionnés sont invités à déposer une offre.
Caractéristiques
Avantages pour le pouvoir adjudicateur : nombre gérable d’offres, possibilité de limiter le champ de candidats (minimum cinq, sauf candidats appropriés insuffisants), charge d’évaluation réduite.
Avantages pour le soumissionnaire : une fois sélectionné, vous déposez une offre face à un nombre limité de concurrents. L’investissement dans l’offre est plus ciblé.
Inconvénients : le processus est plus long en raison des deux phases. En tant que soumissionnaire, vous devez agir deux fois — d’abord le dossier de sélection, puis l’offre. Un échec en phase de sélection signifie que vous ne pouvez pas déposer d’offre, même si vous auriez eu le meilleur prix.
Délais minimaux
Au-dessus du seuil européen :
- Phase 1 (demande de participation) : au moins 30 jours à compter de l’envoi de l’avis.
- Phase 2 (offre) : au moins 30 jours à compter de l’envoi de l’invitation aux candidats sélectionnés. En cas d’urgence, la phase 1 peut être réduite à 15 jours et la phase 2 à 10 jours.
En dessous du seuil européen (droit belge) :
- Phase 1 : au moins 22 jours.
- Phase 2 : délai fixé par le pouvoir adjudicateur, selon la complexité.
Le choix du point de vue du pouvoir adjudicateur
Le pouvoir adjudicateur est libre de choisir entre les deux procédures. Il n’existe pas de règle prescrivant quand utiliser quelle procédure. En pratique, des tendances se dessinent.
La procédure ouverte est typiquement choisie pour : les marchés plus simples, les marchés où le marché est large, les marchés de fournitures avec des spécifications claires, les marchés en dessous du seuil européen.
La procédure restreinte est typiquement choisie pour : les marchés plus complexes (grands projets ICT, construction), les marchés où le pouvoir adjudicateur souhaite limiter le nombre de participants, les marchés où l’effort d’offre est important et le pouvoir adjudicateur ne veut inviter que des candidats sérieux.
Qu’est-ce que cela signifie pour votre stratégie d’offre ?
Dans une procédure ouverte
Planifiez votre temps serré. Vous disposez d’un seul délai pour tout préparer : documents de sélection, offre technique, prix, justificatifs. Commencez par inventorier les critères éliminatoires (motifs d’exclusion, exigences de sélection) et vérifiez que vous y répondez avant de commencer l’offre substantielle.
Investissez sélectivement. Comme il n’y a pas de sélection préalable, vous pouvez investir beaucoup de temps et ne pas être retenu. Faites une analyse bid/no-bid rapide sur la base du cahier des charges avant de commencer.
Attention à la charge de la preuve. Dans une procédure ouverte, vous devez soumettre tous les justificatifs immédiatement. Assurez-vous que les attestations, références et certificats sont à jour. Un certificat expiré peut entraîner l’exclusion.
Dans une procédure restreinte
Investissez massivement dans la phase de sélection. C’est votre ticket pour l’offre. Présentez vos références de manière convaincante, assurez-vous que votre capacité financière et votre compétence technique sont clairement documentées. Un dossier de sélection faible vous exclut, quelle que soit la qualité de votre future offre.
Utilisez la phase de sélection comme source d’intelligence. Une fois sélectionné, vous savez contre qui vous êtes en concurrence. Dans les procédures restreintes, le pouvoir adjudicateur publie généralement la liste des candidats sélectionnés. Analysez vos concurrents et adaptez votre stratégie.
Gérez votre planification interne. Deux phases signifient deux échéances. Informez votre équipe qu’un second effort suit après la sélection, souvent avec un délai court.
Autres procédures en bref
Outre les procédures ouverte et restreinte, il existe des procédures spéciales que le pouvoir adjudicateur ne peut utiliser que si des conditions spécifiques sont remplies.
Procédure concurrentielle avec négociation. Le pouvoir adjudicateur mène des négociations avec les candidats sélectionnés. Autorisée lorsque les besoins ne peuvent être satisfaits sans adaptation des solutions disponibles, en cas de spécifications complexes, ou après l’échec d’une procédure ouverte ou restreinte.
Dialogue compétitif. Le pouvoir adjudicateur conduit un dialogue avec les participants sélectionnés pour développer des solutions. Utilisé pour les marchés particulièrement complexes où le pouvoir adjudicateur n’est pas en mesure d’établir des spécifications techniques.
Partenariat d’innovation. Visant à développer une solution innovante qui n’existe pas encore sur le marché, suivie de son achat. Rarement utilisé, mais pertinent pour les projets intensifs en R&D.
Procédure négociée sans publication préalable. Uniquement dans des circonstances exceptionnelles : exclusivité technique, urgence extrême, ou après l’échec répété de procédures.