Les notes d’information sont l’un des instruments les plus sous-estimés dans le processus de passation des marchés publics. Utilisées judicieusement, elles peuvent considérablement augmenter vos chances de gagner. Dans cet article, nous partageons comment en tirer le meilleur parti.

Que sont les notes d’information ?

Dans chaque appel d’offres, les parties intéressées ont la possibilité de poser des questions sur le cahier des charges. Le pouvoir adjudicateur regroupe toutes les questions et réponses dans les notes d’information, qui sont fournies à tous.

Ce document est important pour plusieurs raisons :

Il clarifie les ambiguïtés du cahier des charges
Il peut entraîner des modifications de la procédure
Il donne un aperçu de ce que les concurrents considèrent comme important
Il offre des opportunités pour mieux aligner le marché sur vos forces

Poser des questions stratégiquement

Toutes les questions n’ont pas la même valeur. Voici trois types de questions qui augmentent vos chances de gagner :

1. Questions de clarification

Ces questions vous assurent de savoir exactement ce qui est demandé :

« Le paragraphe 3.2 mentionne ‘expérience démontrable’. Pouvez-vous préciser quels types de preuves sont acceptés ? »

2. Questions repoussant les limites

Parfois, vous pouvez rendre le marché plus favorable à votre situation :

« L’exigence d’un minimum de 5 références semble disproportionnée par rapport à l’ampleur du marché. Seriez-vous disposé à réduire ce nombre à 3 références ? »

3. Questions d’innovation

Celles-ci démontrent votre expertise et créent une différenciation :

« Êtes-vous ouvert à des solutions alternatives non explicitement incluses dans le cahier des charges, à condition qu’elles conduisent de manière démontrable à de meilleurs résultats ? »

Ce que vous ne devez PAS demander

Certaines questions jouent contre vous :

Questions trop spécifiques qui révèlent votre stratégie aux concurrents
Questions auxquelles vous pouvez répondre vous-même en lisant le cahier des charges
Plaintes déguisées en questions qui vous font paraître non professionnel
Questions sur les prix des concurrents ou la conformité au marché

Lire les notes comme une source de renseignements

Les questions des autres vous en disent beaucoup sur le marché :

Nombre de questions — Beaucoup de questions suggèrent un intérêt large (plus de concurrence)

Type de questions — Les questions de détail technique indiquent des candidats sérieux

Demandes d’ajustement — Les concurrents qui demandent l’assouplissement de certaines exigences n’y répondent probablement pas

Propositions d’innovation — Indique des acteurs ambitieux qui veulent se différencier

Le timing est tout

La date limite pour poser des questions est souvent de 10 à 20 jours avant la date de soumission. Planifiez vos questions stratégiquement :

Posez tôt :

Ambiguïtés fondamentales
Questions de procédure
Questions qui affectent toute votre approche

Posez tard :

Questions de détail (pour que les concurrents aient moins de temps pour réagir aux changements)
Questions stratégiques sur lesquelles vous ne voulez pas que les autres agissent

Quand vous ne devriez pas soumissionner

Les notes d’information peuvent aussi signaler quand se retirer :

Le pouvoir adjudicateur refuse des ajustements raisonnables
Les réponses révèlent que le marché semble être « pré-attribué »
La complexité s’avère beaucoup plus grande que prévu
Les questions importantes reçoivent des réponses évasives

Cela vous économise le temps et le coût d’une soumission sans espoir.

Conseils pratiques

Lisez les notes des appels d’offres précédents du même pouvoir adjudicateur (via TED ou e-Notification)
Posez des questions anonymement si vous voulez protéger votre stratégie
Soyez professionnel dans votre langage
Documentez tout — les notes peuvent être juridiquement pertinentes en cas de recours

Ne manquez plus jamais une note d’information

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Information notes: your secret weapon in public procurement